اگر تا به حال از Application Programming Interface) API) استفاده نکرده باشید و اصلا نمی‌دانید چیست؛ کافی است اندکی تامل کنید و با ما در این مقاله قدم بردارید. در واقع API یک رابط برنامه‌نویسی کاربردی (برنامه) است که توسط برنامه نویسان جهت اجرای دستورات و قوانینی که صادر و تنظیم شده‌اند، طراحی می‌شود. این دستورات سبب تعامل و برقراری ارتباط میان برنامه‌ها شده و به تبادل اطلاعات می‌پردازد. در ادامه با ما در نرمآوا همراه باشید تا به تعریف دقیق‌تری از این مجموعه دستورات بپردازیم.
تعریف رابط برنامه‌نویسی کاربردی یا API
همانگونه که در ابتدا نیز به این موضوع اشاره کردیم؛ به مجموعه دستورات و قوانینی که توسط برنامه‌نویسان به اپلیکیشن داده می‌شود تا با دیگر سیستم‌های مبتنی بر نرم افزار ارتباط برقرار کنند API گفته می‌شود. در واقع این داد و ستدی که میان برنامه‌ها و سیستم‌های نرم افزاری انجام می‌گردد، سبب پیشرفت و تکامل آن‌ها شده و کم و کاستی‌های آن‌ها را برطرف می‌کند.
این سیستم‌های نرم افزاری می‌توانند مجموعه‌ای از برنامه‌های تلفن‌های هوشمند، وبسایت‌های مکمل و دستگاه‌های الکترونیکی خانگی را نیز در برگیرد. برای مثال می‌توان به برنامه‌هایی اشاره کرد که علاوه بر سیستم‌های کامپیوتری، یک نسخه اندرویدی یا IOS نیز دارند. حتی بعضی از این برنامه‌ها به صورت پیش‌فرض بر روی تمامی دستگاه‌های هوشمند و بروز نصب شده‌اند؛ از جمله این برنامه‌ها می‌توان به مجموعه برنامه‌های گوگل (Google) اشاره کرد.
تاریخچه استفاده از API
رابط برنامه‌نویسی کاربردی یکی از مهمترین و بهترین امکاناتی است که امروزه در اختیار بشر قرار گرفته است. اما این رابط برنامه‌نویسی دقیقا از چه زمانی شروع به قدم گذاشتن در زندگی انسان‌ها کرد تا به اینجا برسد؟
تاریخچه راه‌های ارتباطی از سال 1950 تا 1988
می‌توان زمان شروع قدم اول را از دهه 1950 میلادی در نظر گرفت که پس از یک سال، یعنی در سال 1951 با ساختن اولین کامپیوتر جهان بنام هارول دکاترون انجام گرفت. طی گذشت زمان و با ورود تکنولوژی به زندگی مردم و تبدیل شدن آن به یک نیاز روزمره، سبب شد تا تیم‌های خلاق برنامه‌نویسی به این فکر کنند که چگونه می‌توانند بیشتر و بیشتر با استفاده از کامپیوترها و نرم افزارها بر زندگی مردم تاثیر مثبت و مستقیمی بگذارند.
تاریخچه راه‌های ارتباطی از سال 1989 به بعد
پس از گذشت چندین دهه، با ایجاد منابع توزیع شده و ورود وب جهانی در سال‌های 1989 تا 1991، طرح راه‌های ارتباطی جدید و سیستماتیک شروع شد. پس از شروع قرن جدید در سال 2000، وب عملا به یک راه ارتباطی بین تمامی مردم دنیا تبدیل شد. پس از آن نیز با تولید تلفن‌های هوشمند و طراحی برنامه‌های کاربردی، GraphQL و Rest جهت استفاده از API ها به جهانیان معرفی شد.
کاربردهای رابط برنامه‌نویسی کاربردی
حال که با تاریخچه رابط برنامه‌نویسی تا حدودی آشنا شدید؛ بهتر است تا چندین کاربرد کلیدی و روزمره این رابط مهم را نیز به شما معرفی کنیم. از این کاربردها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
خودکارسازی و نظم‌دهی به اموری که قبل از آن توسط توسعه‌دهندگان به صورت دستی انجام می‌شد.
اعمال محدودیت‌های دسترسی برای کنترل کاربران از طریق API ممکن است. با استفاده از این روش می‌توان اطلاعات را براساس میزان اهمیتشان طبقه‌بندی کرد و به اعضای آن مجموعه به میزانی که باید (بر حسب سمت‌شان)، دسترسی به منابع را داد.
برقراری ارتباط میان سیستم‌های مختلف که جهت بهبود ارائه خدمات، افزایش خدمات و کاهش هزینه‌ها می‌شود. API به مدیران این امکان را می‌دهد تا خدمات و عملکرد کارکنان خود را به صورت آنلاین بررسی کنند.
رمزنگاری داده (Data Encryption) و افزایش امنیت کاربران که با احراز هویت و اعمال محدودیت‌های دسترسی انجام می‌شود.
بهبود ویژگی‌ها و سرعت بخشیدن به عملکردهای برنامه‌ها با استفاده از API انجام می‌شود. برای مثال تا زمانی که منابع برنامه‌نویسان به صورت محلی (Local) ذخیره شود، امکان دسترسی به این منابع فقط محدود به یک مکان است؛ اما زمانی که این اطلاعات به یک سیستم ذخیره‌سازی ابری (Cloud) منتقل شود، امکان دسترسی به این کدها در هر زمان و مکانی ممکن می‌شود.
انواع رابط برنامه‌نویسی کاربردی
به طور کلی نمی‌توان یک دسته‌بندی یکپارچه برای رابط برنامه‌نویسی کاربری تعریف کرد؛ اما در واقع می‌توان بر اساس نوع دسترسی که به کاربران داده می‌شود و کاربردی که دارند، آن‌ها را دسته‌بندی و تقسیم کرد. این دسته بندی‌ها عبارت اند از:
انواع رابط برنامه‌نویسی کاربردی مبتنی بر نوع دسترسی
خصوصی (Private)
شراکتی (Partner)
عمومی (Public)
تجاری
رایگان
انواع رابط برنامه‌نویسی کاربردی مبتنی بر نوع کاربرد
سیستم عامل (OS)
پایگاه داده (Database)
وب (Web)
کنترل از راه دور (Remote)
ارتباط نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و بایگانی چه اهمیتی دارد؟
هر کسب و کار بزرگی جهت خودکارسازی کارهای خود، باید نرم افزارهای مختلفی که در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند را با یکدیگر ادغام کند و آن‌ها را تبدیل به یک سیستم کامل و جامع کند. برای هر سازمان یا شرکتی ضروری است تا سیستم اتوماسیون اداری و بایگانی را با دیگر ابزارهای مرتبط و مورد استفاده ادغام کند.
در هر کسب و کاری وابسته به نوع آن ارگان، اطلاعات متفاوتی با دیگر کسب و کارها و سازمان‌ها وجود دارد. پس بهتر است از سیستمی استفاده شود که قابلیت انطباق‌پذیری با شرایط مختلف را دارا باشد. امروزه اکثر کسب و کارهای کوچک و بزرگ از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار (BPA) که در هر زمینه استفاده می‌کنند.
همچنین با نگهداری و بایگانی تمامی اسنادی که در کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ می‌توان از آن به عنوان یک منبع توزیع شده و مرکزی استفاده کرد.
API در فرآیند ادغام کردن نرم‌افزارهای اتوماسیون و بایگانی چه نقشی دارد؟
شاید بتوان گفت یکی از بهترین دستاوردهای بشر در زمینه تکنولوژی، طراحی و ارائه نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار است. این نرم افزارها سبب خودکارسازی امور سازمان، افزایش سرعت و در نتیجه رضایت مشتری و سوددهی بیشتر شده است.
اما این سیستم اتوماسیون با موانعی نیز روبرو شده است و می‌توان مهمترین این موارد را عدم تطابق و انعطاف در انجام کارهای مختلف یک کسب و کار دانست. اما دلیل این عدم انطباق چیست؟ کوتاه‌ترین پاسخی که برای آن می‌توان آورد، این است که تمامی کسب و کارها مانند یکدیگر نیستند.
حال اگر شرکتی در زمینه‌ای فعالیت می‌کند که برای آن، باید از یک سیستم اختصاصی استفاده شود، سیستم اتوماسیون اداری پاسخگوی آن نیست. پس با استفاده از رابط برنامه‌نویسی کاربردی، برقراری ارتباطات میان نرم افزارهای مختلف را آسان ساخته و با استفاده از افزونه‌های اختصاصی، اموری که این APIها برای آن طراحی شده‌اند را خودکارسازی می‌کنند.
سیستم اتوماسیون اداری و بایگانی نرمآوا با ادغام چندین نرم‌افزار به واسطه استفاده از APIهای مختلف بستری مناسب برای خودکارسازی امور یک سازمان فراهم کرده است.
روش‌های ارتباط اتوماسیون اداری و بایگانی
به طور معمول جهت ارتباط نرم افزار اتوماسیون اداری از دو روش سنتی و API استفاده می‌شود. در گذشته سیستم‌های اتوماسیون اداری قابلیت ادغام با دیگر نرم افزارها را نداشتند و برای این کار باید به صورت دستی و سنتی امور انجام می‌گرفت. اما امروزه با استفاده از API به راحتی می‌توان با دیگر نرم افزارها ارتباط برقرار کرد و از قابلیت‌های آن‌ها استفاده کرد.
این امور به صورتی انجام می‌شود که گویی تمامی این نرم افزارها در واقع یک سیستم جامع هستند. لازم به ذکر است که امروزه برای کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ باید از APIهای بیشتر و بهتری استفاده کرد.
ارتباط اتوماسیون اداری و بایگانی چه مزیت‌هایی دارد؟
کسب و کارهایی که اقدام به ادغام کردن اتوماسیون اداری و بایگانی می‌کنند، از مزیت‌های فراوانی برخوردار می‌شوند. از جمله این مزیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- خودکارسازی امور و کسب و کار هر سازمان
- افزایش سرعت انجام امور و کاهش زمان صرف شده برای انجام آن‌ها
- افزایش میزان سوددهی و کاهش هزینه‌ها
- کنترل منابع تمامی سیستم‌های سازمان
- تکامل تجربه کاربری تمامی کارمندان سازمان
- بهبود انطباق‌پذیری سیستم اتوماسیون جهت خودکارسازی امور
- فراهم نمودن شرایط استفاده از دیگر سرویس‌های خارجی
جمع‌بندی
در این مقاله سعی شد شما را هر چه بیشتر و بهتر با API آشنا ساخته و اهمیتی که در سیستم اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی دارد را برایتان شرح دهیم. هدف از تهیه این مقاله، ارائه اطلاعاتی دقیق و مفید در رابطه با خودکارسازی امور سازمان و فوایدی که به ارمغان می‌آورد، است.
اگر صاحب کسب و کار یا سازمانی هستید که هنوز هم با استفاده از روش‌های قدیمی و سنتی، به انجام امور می‌پردازید؛ بهتر است روش‌های قدیمی و منسوخ را کنار گذاشته و مدیریت سازمان خود را با عصر دیجیتال آشتی دهید تا شاهد موفقیت‌های بیشتر در مسیر کسب و کارتان باشید. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه و چگونگی راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری نرمآوا با مشاوران ما تماس حاصل فرمایید.