نامه اداری یک شکل ارتباط رسمی است که بین افراد و واحدهای سازمانها یا شرکت‌ها در محیط کار به کار می‌رود. این نوع ارتباط به منظور انتقال اطلاعات، درخواست‌ها، پاسخ‌ها، توجیه‌ها و سایر امور اداری صورت می‌گیرد.این سازمان ها و شرکت ها برای ثبت نامه های اداری از نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده میکنند. در این مطلب قصد داریم بگوییم به چه نوع نامه‌هایی نامه اداری گفته می‌شود و ویژگی نامه‌های اداری چیست؟
معرفی نمونه نامه اداری به همراه قالب
در ابتدا میخواهیم تعدادی از انواع نمونه نامه های اداری را شرح دهیم و در صورت امکان برخی از آنها را برای دانلود بگذاریم.
نمونه نامه ارسال درخواست یک موسسه به ارگان
موضوع: ارسال درخواست از یک موسسه به ارگان
به: سازمان حسابرسی و امور مالیاتی
از : شرکت نرم افزاری نرم آوا
موضوع: مالیات
عطف به نامه شماره 884 مورخ 1370/6/5 از آن سازمان محترم درخواست یک نفر مدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمایید ضمنا خواهشمند است دستور فرمایید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترت به این شرکت ارسال نمایند.
نام و نام خانوداگی
سمت
امضا
دانلود فایل Word: دانلود رایگان نمونه نامه اداری ارسال درخواست از یک موسسه به ارگان
شیوه نوشتن نمونه نامه برای درخواست امریه
با سلام و احترام،
موضوع: درخواست امریه
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست خود را برای دریافت امریه ارائه کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع ریاست اداره” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
متن نامه:
دانلود فایل Word:دانلود رایگان نمونه نامه اداری درخواست امریه
شیوه نگارش نمونه نامه برای درخواست وام
موضوع: درخواست وام
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست وام خود را ارائه کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع رئیس بانک” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
متن نامه:
دانلود فایل Word: دانلود رایگان نمونه نامه درخواست وام
نمونه نامه درخواست تغییر زمان امتحان درس سخت:
موضوع: درخواست تغییر زمان امتحان درس سخت
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست تغییر زمان امتحان درس سخت را ارائه کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع مدیریت آموزشی” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
متن نامه:
دانلود فایل Word: دانلود رایگان نمونه نامه درخواست تغییر زمان امتحان درس سخت
نمونه نامه اداری درخواست تشویقی کارمندان
موضوع: درخواست تشویقی کارمندان
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست تشویقی برای کارمندان را ارائه کنم.
- تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
- آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
- مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع مدیریت منابع انسانی” استفاده کرد.
- سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
دانلود فایل Word: دانلود رایگان درخواست تشویقی کارمندان
نمونه نامه اداری درخواست انتقال یا مهمان دانشجویان
موضوع: درخواست انتقال یا مهمانی دانشجویان
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست انتقال یا مهمانی برای دانشجویان را ارائه کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع مدیریت آموزشی” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
متن نامه:
دانلود فایل Word: دانلود رایگان درخواست انتقال یا مهمانی دانشجویان
نامه اداری برای اعتراض به نمره
موضوع: اعتراض به نمره
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا اعتراض خود را درباره نمره‌ای که دریافت کرده‌ام، اعلام کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع دفتر آموزش” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
متن نامه:
دانلود فایل Word: دانلود رایگان نوشتن نامه اداری اعتراض به نمره
نامه اداری و رسمی برای نوشتن نامه اداری بازگشت به کار
موضوع: درخواست بازگشت به کار
با احترام، اینجانب به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست بازگشت به کار را اعلام کنم.
تاریخ: تاریخ نوشتن نامه را در بالای نامه ذکر می‌کنیم.
آدرس: آدرس فرستنده و گیرنده نامه را به صورت دقیق و کامل درج می‌کنیم.
مخاطب: نام و عنوان مخاطب را درج می‌کنیم. میتوان از عباراتی مانند “به‌اطلاع مدیریت عمومی” استفاده کرد.
سلام و احترام: با سلام و عبارات احترام‌آمیزی مانند “با احترام”، نامه را آغاز می‌کنیم.
دانلود فایل Word: دانلود رایگان نامه درخواست بازگشت به کار
نمونه نامه به مدرسه
موضوع: درخواست بازگشت به مدرسه
با احترام، من به شما این نامه را می‌نویسم تا درخواست بازگشت به مدرسه را اعلام کنم.
تاریخ:
آدرس:
به‌اطلاع مدیریت مدرسه عزیز می‌رسانم.
با احترام،
من، [نام کامل شما]، والد/دانش‌آموز [نام دانش‌آموز]، درخواست بازگشت به مدرسه را دارم. با توجه به وضعیت پاندمی کووید-۱۹ و اجرای مدارس به صورت آنلاین در مدت زمان گذشته، تصمیم گرفتم که کودکم را در خانه نگه دارم و از آموزش راه دور استفاده کنم. اما با توجه به تغییرات اخیر در وضعیت و شرایط بهداشتی، بررسی‌های علمی که نشان می‌دهد کودکان به طور کلی در معرض کمترین خطر ابتلا به بیماری هستند، و همچنین اهمیت اجتماعی و تربیتی حضور در محیط مدرسه، تصمیم گرفتم که فرزندم را دوباره به محیط تحصیلی برگردانم.
دانلود فایل Word: دانلود رایگان درخواست بازگشت به مدرسه
نامه چیست؟
نامه یک شکل ارتباط کتبی است که بین اشخاص، سازمانها، یا نهادهای مختلف برقرار میکنند. این شکل ارتباط معمولاً شامل انتقال اطلاعات، اعلام نظر، درخواست، تقاضا، تشکر، شکایت، یا بیان دیگر مواردی است که در قالب نامه مطرح می‌شود.
نامه‌ها در قالبی رسمی و اداری یا قالبی غیررسمی و شخصی می‌توانند نوشته شوند. در قالب نامه رسمی و اداری، از ساختار و فرمت‌های خاصی برای نوشتن استفاده می‌شود که شامل مواردی مانند تاریخ، آدرس فرستنده و گیرنده، مخاطب، سلام و احترام، متن نامه، و امضا می‌شود. این نوع نامه‌ها معمولاً برای موارد اداری، حقوقی، تجاری، یا رسمی استفاده میشوند.
نامه‌ها می‌توانند به صورت دستی نوشته شوند یا با استفاده از رایانه و نرم‌افزارهای مختلف یا ایمیل ساخته شوند. همچنین، در گذشته برای انتقال نامه ها از چاپار استفاده می شد اما اکنون با توجه به پیشرفت تکنولوژی از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یا نرم افزار دبیرخانه تحت وب استفاده می شود.
نامه اداری چیست؟
نامه اداری یا نامه رسمی، نوعی از نامه است. که به صورت رسمی و اداری بین سازمانها، ادارات، شرکت‌ها، موسسات، یا افراد در قالب ارتباطات رسمی ارسال می‌شود. نامه اداری به عنوان یک وسیله ارتباطی رسمی بین اشخاص و نهادهای مختلف، معمولاً برای انتقال اطلاعات، اعلام نظر، درخواست، تقاضا، تشکر، شکایت، تأییدیه، ابلاغ قوانین و مقررات، یا بیان موارد دیگر استفاده می‌شود.
نامه‌های اداری در واحد دبیرخانه سازمانها صادر میشوند. و معمولاً در قالب استانداردی نوشته میشوند که شامل موارد زیر است:
آموزش نحوه نوشتن متن یک نامه اداری درخواست
نوشتن نامه اداری، به عنوان یک شکل ارتباط رسمی، نیازمند رعایت قوانین و فرمت‌های خاصی است. در زیر، مراحل نوشتن یک نامه اداری را توضیح می‌دهم:
سلام و احترام:
بازگو کردن سلام و احترام به مخاطب نامه، به ادب و احترام ارتباطی نشان می‌دهد. از عبارت مناسبی مانند “با سلام و احترام” یا “احتراماً” به عنوان آغاز نامه استفاده کنید.
متن نامه:
در متن نامه، موضوع را به طور دقیق و واضح بیان کنید. سپس به تفصیل موضوع را توضیح دهید. از جملات و پاراگراف‌های مفهومی و قابل فهم استفاده کنید. همچنین، از زبان رسمی و مناسب استفاده کنید و از به کار بردن اصطلاحات یا عبارات غیررسمی خودداری کنید.
تعیین مخاطب و موضوع نامه:
قبل از شروع به نوشتن نامه، باید مخاطب و موضوع نامه را دقیقاً مشخص کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا محتوای مناسبی برای نامه خود ارائه دهید.
استفاده از زبان مناسب در نامه اداری:
در نوشتن نامه اداری، باید از زبان رسمی و محترم استفاده کرد. به همین دلیل، باید از اصطلاحات و عبارات خودمانی و غیررسمی خودداری کرد.
رعایت املا و گرامر:
رعایت قواعد املا و گرامر در نوشتن نامه بسیار مهم است. باید از جملات کوتاه و شفاف استفاده کرد و از نوشتن جملات پیچیده و مبهم خودداری کرد.
ارجاع به مستندات و مدارک:
اگر در نامه اداری خود به مستندات و مدارکی ارجاع داده می‌شود، باید در پایان نامه این مستندات و مدارک را به طور جداگانه نیز ارسال کنید.
بررسی و ویرایش:
قبل از ارسال نامه، باید آن را به دقت بررسی و ویرایش کرد تا اشتباهات املا و گرامری وجود نداشته باشد و محتوای مناسبی ارائه شود.
رعایت مهلت‌های زمانی:
در نوشتن نامه اداری، باید به مهلت‌های زمانی موجود توجه کرد و در صورت نیاز، درخواست گسترش مهلت را مطرح کرد.
خاتمه:
در انتهای نامه، با ابراز تشکر و اظهار امیدواری برای پاسخمفید بودن نامه را بیان کنید. می‌توانید عبارت‌هایی مانند “از توجه شما سپاسگزاریم” یا “با امید به پاسخ سریع شما” را استفاده کنید.
امضاء نامه اداری:
در انتهای نامه، نام و امضای فرستنده نامه را قرار دهید. این نام ممکن است با یک سمت یا عنوان مرتبط با فرستنده همراه باشد. زیر امضا، معمولاً فضایی را برای نام چاپ شده فرستنده نیز در نظر بگیرید.
نتیجه گیری:
در این مقاله تلاش کردیم هرآنچه درباره نامه اداری وجود داشت، به صورت خلاصه در اختیار شما بگذاریم. نکته مهم با وجود پیشرفت تکنولوژی و استفاده از هوش مصنوعی به راحتی میتوان یک نامه اداری نوشت. اما نکته مه این است که کلمات و عبارات به کار برده شده در نامه اداری از زبان خود شخص باشد. تا یک ابزار تولید کننده نامه اداری. همینطور بهتر از پس از صدور انواع نامه های اداری آنها را در یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب ثبت کنیم.