امروزه سال‌ها از ساخت اولین کامپیوتر و جهانی شدن اینترنت گذشته است و سیستم‌های کامپیوتری با هزینه‌های بالاتر و کارایی بیشتری عرضه می‌شوند. سرعت سیستم‌ها نیز از اهمیت بالایی در کسب و کارها برخوردار بوده و عملا بر روی کیفیت خدمات و بازدهی حداکثری تاثیر مستقیمی دارد. اما دقیقا DMS چه تاثیری در افزایش کیفیت و سرعت داشته و چگونه سبب کاهش هزینه‌ها و اتلاف وقت می‌شود؟ در پاسخ به این سوال ابتدا باید بگوییم که DMS چیست؛ در ادامه با ما در نرمآوا همراه باشید تا بیشتر به مزایا و معایب DMS بپردازیم.
DMS چیست؟
به نرم افزاری که جهت کنترل و مدیریت اسناد و مدارک مهم سازمان طراحی شده است، سیستم مدیریت اسناد یا EDMS گفته می‌شود. این سیستم مدیریت اسناد به زبان انگلیسی مخفف کلمه‌های Document Management System است و همانطور که مشاهده می‌کنید؛ از نامش، ماهیتش پیداست و عملا نیازی به مو شکافی ندارد. این سیستم در خودکارسازی و هوشمند کردن کنترل اسناد به صورت دیجیتالی، کمک بزرگی به سازمان‌ها کرده است.
DMS چه کاربردهایی دارد؟
این سیستم‌ها را می‌توان علاوه بر روش‌های ساده‌ای چون کنترل اسناد و مدارک که در کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند، به روش‌های دیگری نیز مورد استفاده قرار داد. برای مثال می‌توان از این سیستم‌ها به صورت CRM و XRM که از قابلیت‌های بیشتری چون پیام‌رسان آنلاین و تقویم‌های شمسی و میلادی برخوردار اند، استفاده نمود.
امکانات سیستم مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسناد همانگونه که در قسمت قبل به این موضوع اشاره شد، در موارد مختلفی کاربرد دارد؛ اما بهتر است تا دقیق‌تر به امکاناتی که در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد، پرداخته شود تا از مزایا و معایب DMS نیز بیشتر آگاه شویم. از جمله امکانات سیستم مدیریت اسناد عبارت اند از:
- ذخیره‌سازی و نگهداری اسناد مهم به صورت مادام‌العمر
- دسته‌بندی اسناد و جستجوی آن‌ها از طریق سیستم
- خودکارسازی با نرم افزار بایگانی اسناد
- دسترسی به اسناد فارغ از موقعیت جغرافیایی و زمان
- ویرایش اسناد از راه دور و با استفاده از اینترنت (مانند سیستم ابری گوگل)
- ایجاد محدودیت دسترسی به اعضای مجموعه
- تهیه نمودن نسخه پشتیبانی (Backup) از تمامی اسناد
- نظارت بر عملکرد کارمندان و بررسی روند پروژه‌ها
- تهیه یک نسخه کپی از اسناد قبل از ایجاد تغییرات
- همکاری کارمندان در انجام کارها به صورت همزمان و به اشتراک گذاری نظرات
انواع DMS
سیستم‌های DMS را می‌توان براساس نوع سازمان و کسب و کار و میزان گستردگی آن‌ها به دو دسته تقسیم کرد. سیستم‌های DMS در دو نوع محلی (Self-Hosted) و ابری (Cloud-Hosted) ارائه می‌شوند. این سیستم‌ها از خدمات نسبتا مشابهی برخوردار بوده و البته تفاوت‌هایی را نیز شامل می‌شوند. همچنین مزایا و معایب DMSهای محلی و ابری نیز متفاوت است. در ادامه به تفکیک به انواع DMS خواهیم پرداخت.
Self-Hosted DMS
جهت استفاده از سیستم‌های مدیریت محلی باید یک شبکه محلی (LAN) یا یک سرور داخلی (Internal Server) ایجاد شود تا به آن دسترسی داشته باشید. این سیستم‌ها دارای ویژگی‌های بسیاری هستند که تا حدودی ارتباط مستقیمی با مزایا و معایب DMS نیز دارند. از جمله این ویژگی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
شاید بتوان گفت یکی از بهترین ویژگی‌های این سیستم‌ها کم‌هزینه بودن آن است؛ زیرا فقط با یک بار هزینه جهت تهیه سرور، دیگر نیاز به صرف هزینه ماهیانه و سالیانه بیشتری نیست.
این اسناد و مدارک از امنیت بالایی برخوردار هستند؛ زیرا در سرورهای اختصاصی (Dedicated Server) ذخیره می‌شوند.
این سرورها دارای یک ظرفیت مشخص جهت بایگانی و ذخیره اسناد هستند و برای افزایش میزان ظرفیت این سرورها باید هزینه‌های بیشتری صرف خرید سرور کرد.
Cloud-Hosted DMS
برای فراهم نمودن بستری جهت ذخیره‌سازی اسناد به صورت ابری (Cloud)، باید از سرورهای عمومی و زیرمجموعه وب جهانی استفاده کرد. این سرورها در هر زمان و مکانی به واسطه اتصال به اینترنت در دسترس قرار می‌گیرند. درست مثل سیستم‌های کنترل اسناد محلی؛ این ویژگی‌ها سبب آگاهی بیشتر ما از مزایا و معایب DMS نیز می‌شود. ویژگی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد ابری عبارت اند از:
ذخیره‌سازی کلیه نامه اداری، اسناد و مدارک به صورت آنلاین بر روی سرورهای اجاره‌ای انجام می‌شود.
می‌توان با تمامی دستگاه‌های هوشمندی که قابلیت اتصال به اینترنت دارند، به این اطلاعات دسترسی پیدا کرد.
هزینه اشتراک ماهیانه سرورهای ابری به ازای تعداد کاربران تقسیم و محاسبه می‌شود.
هزینه پشتیبانی و ذخیره‌سازی اطلاعات در اشتراک ماهانه قرار داده شده و با افزایش ظرفیت سرور، این هزینه‌ها بیشتر می‌شود.
مزایا و معایب DMS
سیستم‌های مدیریت اسناد مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه نرمآوا که از هر دو نوع DMS استفاده می‌کنند؛ از مزایای بسیاری برخوردارند؛ هر چند هر فرآیندی به میزان 100 درصد بازدهی نداشته و ممکن است معایبی را به همراه داشته باشد. در قسمت قبلی به انواع این سیستم‌های مدیریت اسناد اشاره شد که به ترتیب به مزایا و معایب DMS اشاره خواهیم کرد.
مزایای سیستم مدیریت اسناد DMS
برخی از مزایای سیستم مدیریت اسناد عبارت است از:
مدیریت اسناد محلی
بهترین مزیتی که سیستم‌های کنترل اسناد محلی در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهند، این است که به دلیل ذخیره‌سازی تمامی اسناد بر روی سرورهای محلی، امنیت آن‌ها تضمین شده است و عملا هیچ شخصی بدون اجازه شما توانایی دسترسی به این اطلاعات را ندارد. همچنین با توجه به داخلی بودن سرورهای مورد استفاده، نیازی به اتصال دائمی اینترنت نیست و بدون اتصال به اینترنت هم می‌توان به این اسناد دسترسی داشت.
مدیریت اسناد ابری
شاید بتوان مهمترین مزیت این سیستم‌های کنترل اسناد را بدون هزینه بودن استفاده از این سرورها برای شرکت‌های کوچک در نظر گرفت. این سرورها عملا بدون نیاز به هیچ زیرساختی، فقط با اتصال به اینترنت در دسترس هستند. برای استفاده از این سرورها نیازی به هیچ فرد متخصصی نیست و دیگر از هزینه‌های سنگین جهت خرید سیستم‌های قوی هم خبری نخواهد بود. همچنین برخلاف سیستم‌های مدیریت اسناد محلی، فرآیند پشتیبان‌گیری اسناد به صورت خودکار انجام می‌شود.
معایب سیستم مدیریت اسناد DMS
برخی از معایب سیستم مدیریت اسناد عبارت است از:
مدیریت اسناد محلی
اگرچه مدیریت سیستم محلی دارای مزایای بسیاری است، اما نصب و نگهداری سرورهای داخلی هزینه‌های بالایی دارد. دیگر ایرادی که در سیستم‌های مدیریت اسناد محلی وجود دارد؛ این است که باید سیستم‌عامل تمامی کامپیوترهای شرکت یکسان باشند.
این بدان معناست که سیستم‌عامل این کامپیوترها باید ویندوز، مک یا لینوکس باشد؛ زیرا این سیستم‌ها توانایی یکپارچه شدن با یکدیگر را ندارند. البته فرآیند ذخیره‌سازی و حفاظت از سیستم در مقابل هرگونه آسیب احتمالی به عهده خود شما خواهد بود و این عملیات‌ها به صورت خودکار انجام نمی‌شوند.
مدیریت اسناد ابری
اگرچه دسترسی فارغ از موقعیت جغرافیایی و زمان؛ به واسطه اینترنت یک مزیت است، اما باید این را هم در نظر گرفت که در صورت قطعی اینترنت، دسترسی به این اطلاعات نیز به طور موقت تا اتصال دوباره قطع می‌شود. همچنین فضای ابری از ظرفیت بالایی برخوردار نیست و هزینه‌های اشتراک اینترنت جهت بارگذاری و بارگیری نیز تا حدودی بالا خواهد رفت.
آیا DMS ارزش سرمایه گذاری را دارد؟
با بررسی کامل مزایا و معایب DMS که برای یک سازمان به ارمغان می‌آورد؛ وابسته به نوع سازمان و ذهنیت مدیر این مجموعه، سرمایه گذاری در این زمینه می‌تواند به دستاورد یا تبعات بسیار خوبی ختم شود. پس اگر این سازمان ظرفیت و پتانسیل پیشرفت را دارد و مدیر آن از ذهنیت برنده‌ای برخوردار است، قاعدتا این سرمایه گذاری به یک پیروزی تبدیل خواهد شد و مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت.
جمع‌بندی
در این مقاله با معرفی و بررسی کامل سیستم‌های کنترل اسناد از زوایای مختلف، مزایا و معایب DMS و کاربردها و انواع آن آشنا شدیم. در آخر باید گفت سرمایه گذاری بر روی DMS برای کسب و کار شما به اولویت‌هایتان برمی‌گردد و این شما هستید که باید تصمیم بگیرید که بر اساس شرایط خود سرمایه‌گذاری کنید یا خیر.
حال اگر نیاز به راهنمایی بیشتر در رابطه با دیجیتالی کردن امور کسب و کار خود و نرم افزار اتوماسیون اداری و بایگانی نرمآوا دارید با مشاوران ما تماس حاصل فرمایید.