در مکاتبات اداری میان سازمان‌ها، یکی از مهم‌ترین مسائل این است که نامه اداری شماره گذاری شوند. درج شماره نامه به این دلیل انجام می‌شود که تعداد زیادی از این دست نامه‌ها در هر سازمانی موجود است و روزانه با افزایش مکاتبات، پیدا کردن نامه‌های مدنظر سخت و دشوار خواهد شد. از این رو لازم است تا از یک روش ساده مثل شماره گذاری نامه های اداری برای سازماندهی و مرتب‌سازی این نامه‌ها استفاده کرد. در نهایت میخواهیم 2 شیوه پرکاربرد شماره گذاری صحیح در سازمان ها و شرکت ها را معرفی کنیم. در ادامه با ما در شرکت نرم‌افزاری نرمآوا همراه باشید تا بیشتر به این موضوع بپردازیم.
شماره نامه چیست؟
شماره نامه یک یکتا و منحصر به فرد است که توسط فرستنده نامه تولید می شود. این شماره برای ایجاد نظم و بایگانی نامه ها، جستجو و بازیابی نامه استفاده می شود. و معمولا بر اساس یک فرمول شماره نامه تولید میشوند. برای مثال:
- شماره اندیکاتور/یک کد یا حرف نشان دهنده موضوع/ یک کد یا حرف نشان دهنده نوع نامه()/ یک کد یا حرف نشان دهنده واحد صادر کننده / سال
- 14505/ق/م/ب/1402
اجزای تشکیل دهنده شماره نامه بالا:
- شماره اندیکاتور: 14505
- موضوع: ق به معنی قرارداد
- نوع نامه: م به معنی محرمانه
- واحد صادر کننده: ب به معنی بازرگانی
- سال: 1402
اصطلاحا به ثبت نامه‌های اداری پس از دریافت و ارسال هر نامه در واحد دبیرخانه و شماره گذاری آن، شماره نامه گفته می‌شود. این شماره ها صرفا به یک عدد چند رقمی خلاصه نمی‌شود؛ در واقع این شماره میتواند به صورت یونیک و جدید شامل مواردی از این قبیل باشد: اعداد، علائم نگارشی، حروف انگلیسی و فارسی.
شماره نامه از گذشته تا زمان حال
قبل از دیجیتالی شدن سیستم نامه نگاری و بایگانی اسناد، ثبت سوابق و شماره گذاری نامه‌ها به روش فیزیکی (دستی) و در دفتر اندیکاتور و دفتر سوابق انجام می‌گرفت. اما امروزه با دیجیتالی شدن سیستم نامه نگاری و راه‌اندازی سیستم‌های اتوماسیون اداری و دبیرخانه در هر سازمان، شماره گذاری نامه‌ها به صورت خودکار (با یک فرمول از پیش تعیین شده)، صادر و چاپ می‌شود.
محل قرارگیری شماره نامه
شماره نامه در بالای نامه، سمت چپ آن و زیر تاریخ، ثبت و چاپ میشوند. در نامه عطف و پیرو که در جواب نامه دیگر نگارش شده باشد؛ یا به نامه‌ای دیگر ارجاع داده شود، شماره آن نامه نیز در متن نامه باید آورده شود تا سبب سوء‌تفاهم یا کج فهمی نشود!
بخش یا اجزای شماره نامه
شماره نامه از چند بخش مختلف تشکیل شده است که به شرح زیر می باشد:
- سال: هم به صورت شمسی هم به صورت میلادی استفاده می شود. بستگی به گیرنده نامه دارد.
- شماره اندیکاتور: از 1 می تواند شروع شود. برای نامه های وارده و صادره میتواند متفاوت باشد.
- نوع نامه : یک کد یا حرف نشان دهنده نوع نامه
- واحد صادر کننده : یک کد یا حرف نشان دهنده واحد صادر کننده
- موضوع: یک کد یا حرف نشان دهنده موضوع
- نام پروژه: یک کد یا حرف نشان دهنده نام پروژه باشد.
- نام مشتری: یک کد یا حرف نشان دهنده پرونده مشتری باشد.
- علائم جداکننده (صورت علامت‌های – و / استفاده می‌شود)
وابسته به وسعت و بزرگی هر سازمان، ممکن است از چندین نوع شماره گذاری استفاده شود. در هر سازمانی این شماره گذاری‌ها بستگی به برنامه ریزی و سیاست‌های آن سازمان دارد و ممکن است از اعداد و حروفی استفاده کنند که برای اعضای آن سازمان مفهوم و هدف خاصی دارد.
در واقع با استفاده از این روش در مدیریت اسناد و اسرار آن سازمان کمک بزرگی می‌شود. تعداد بسیاری از سازمان‌ها و ارگان‌های وابسته، برای شماره گذاری نامه‌ها فقط به استفاده از اعدادی نسبتا طولانی یا ترکیبی از اعداد و حروف فارسی یا انگلیسی بسنده می‌کنند.
این شماره گذاری‌ها در دفتر اندیکاتور و به صورت دیجیتالی، در اتوماسیون اداری ثبت میشوند. حروف الفبا نیز تعیین کننده ارگان‌ها یا واحدهای بایگانی دریافت کننده و ارسال کننده هستند.
شیوه های شماره گذاری نامه اداری
همانگونه که قبل‌تر نیز به این مورد اشاره کردیم؛ شماره گذاری نامه‌های اداری وابسته به برنامه‌ریزی هر سازمان که توسط دبیرخانه انجام شده، صورت می‌گیرد. اما نکات دیگری در این شماره گذاری باید رعایت شود که در هر سازمان این نکات نیز میتواند متفاوت باشد. این مورد در تمامی سازمان‌ها باید رعایت شود و این نکات بدین صورت است که نحوه شماره گذاری باید به گونه‌ای باشد که شماره دو نامه مانند یکدیگر نشود. برای جلوگیری از این چنین اختلالی در شماره گذاری، باید از یک شیوه شماره گذاری استفاده کرد. وظیفه تعیین کردن این الگو جزء وظایف مسئول دبیرخانه هر سازمان است. در ادامه قصد داریم 2 شیوه پرکاربرد شماره گذاری صحیح در سازمان ها و شرکت ها را معرفی کنیم.
نحوه شماره گذاری نامه اداری با فرمول
برای شماره گذاری تمامی نامه‌های اداری از یک فرمول مشخص و از پیش تعریف شده استفاده می‌شود. بهتر است که زمانی که این الگو را تعریف می‌کنید؛ تا زمانی که لازم نشود، در آن تغییری ایجاد نکرده تا الگوی شما یکنواخت باشد. با استفاده از این روش که برای سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تعریف می‌شود و مسئول دبیرخانه موظف است تا این الگو را پیاده سازی کند. و اگر ثبت سوابق و مکاتبات در سازمان هنوز هم به روش سنتی انجام می‌شود، از این الگو برای شماره گذاری استفاده کند.
نحوه شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول
قرار نیست در این روش از شماره گذاری نامه اداری از یک الگوی خاص استفاده شود؛ بلکه صرفا شماره گذاری به ترتیب ورود و خروج نامه از سازمان انجام می‌گیرد. پس در واقع شماره گذاری در این روش شباهت بسیار زیادی با بایگانی به روش سنتی و ثبت سوابق دارد.
شما در دفتر ثبت سوابق مشاهده می‌کنید که از ابتدای آن دفتر تا انتهای آن براساس روز و ساعت، سوابق ثبت میشوند و پس از اتمام آن دفتر، دفتر دیگری جهت ثبت سوابق تهیه می‌کنند.
نمونه‌های شماره گذاری نامه‌های اداری
نامه‌های اداری به طور معمول بدین صورت شماره گذاری میشوند:
نمونه نامه وارده
ریاست محترم شرکت …..
موضوع: درخواست مرخصی
شماره: 40214564
تاریخ: ………..
با عرض سلام و احترام اینجانب …….، کارمند بخش حسابداری به استحضار می‌رساند از تاریخ 1402/11/19 جهت شرکت در مراسم ازدواج خواهرم به مدت دو روز مرخصی نیاز دارم.
خواهشمند است تا با مرخصی بنده در تاریخ یاد شده موافقت نموده و دستورات لازم را به معاونت نیروی انسانی ابلاغ فرمایید.
آدرس: …………
رونوشت: معاونت نیروی انسانی نام و نام خانوادگی: ……………
نامه اداری درون سازمانی – دستوری تاریخ: ……..
از: مدیرعامل شرکت …… شماره: 02/52045
به: واحد امور مالی و حسابداری پیوست: …….
به نام خدا
جناب آقای …..
ریاست امور مالی و حسابداری …..
با سلام
گزارش مالی 3 ماهه شرکت …… را از تاریخ ….. تا ….. جهت شفاف سازی، برنامه‌ریزی و تعیین بودجه برای سال مالی آینده ارسال فرمایید.
نام و نام خانوادگی ریاست …..
امضاء:
نحوه صحیح شماره گذاری نامه در اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری نرمآوا برای هر دو شیوه فرمول هایی تعریف کرده است که شما به راحتی می‌توانید اقدام به شماره گذاری نامه‌های اداری سازمان خود کنید. چندین مورد از مزیت‌هایی که این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد از این قرار است:
- ثبت مشخصات نامه در نرم‌افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
- تعیین فرمول برای شماره ها
- مدیریت فکس‌ها
- مدیریت ایمیل‌ها
- طراحی سربرگ نامه اداری
- اسکن و بایگانی نامه اداری
- ارتباط مستقیم با نرم‌افزار آفیس
جمع‌بندی
شماره گذاری نامه‌های اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. در این مقاله سعی شد تا شماره نامه، جایگاه آن، اهمیت، اجزای شماره نامه، فرمول و روش‌های شماره گذاری صحیح را برای شما توضیح دهیم. همچنین چندین نمونه متنی و تصویری از این دست نیز برای شما قرار دادیم تا در صورت نیاز از آن‌ها استفاده کنید. در صورت هرگونه سوال و رفع مشکل با مشاوران ما در نرمآوا تماس حاصل فرمایید.